ALMACENES Y LOGISTICA (SEGUNDA PARTE)

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En el episodio anterior hablamos sobre la importancia de la logística y el almacenamiento.

Identificamos 5 sub procesos clave dentro del proceso de almacenes:

• Recepción
• Almacenamiento 
• Picking
• Packing
• Entrega

Dentro de la fase de RECEPCIÓN existen algunos elementos específicos como por ejemplo la codificación, el etiquetado, y por lo tanto, las impresoras de etiquetas. 

El día de hoy hablaremos de la segunda fase, el ALMACENAMIENTO propiamente dicho, que consiste en colocar las mercaderías dentro de una zona o espacio físico destinada a su depósito y conservación.

Me parece importante mencionar que todo manejo y almacenamiento de materiales o productos eleva el costo del producto final sin agregarle valor. Por lo tanto, el reto es mantener el mínimo de existencias con el menor riegos de faltantes. 

Para llevar a cabo tal empresa, la gestión de almacenes debe regirse por ciertos principios fundamentales: 

1. La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una sola persona en cada almacén.
2. Las funciones de cada uno de los miembros del personal de almacén deben ser específicas y deben estar detalladas. No se puede dar nada por sobre entendido.
3. Debe existir una sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con su debido control).
4. Hay que llevar un registro al día de todas las entradas y salidas.
5. Es necesario informar a contabilidad todos los movimientos del almacén (entradas y salidas).
6. Se debe asignar una identificación o código a cada producto y unificarla por el nombre común y conocido de compras.
7. Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e identificación en un área específica que cumplas las condiciones mínimas requeridas por el producto.
8. Los inventarios físicos deben realizarse por personal ajeno al almacén.
9. Toda operación de entrada o salida requiere documentación autorizada.
10. La entrada al almacén debe ser restringida y controlada.
11. Los materiales almacenados deberán ser fáciles de ubicar.

Utilizar un correcto sistema de almacenamiento representa una ventaja competitiva. Incluso muchas empresas basan su crecimiento en la gestión adecuada de su logística y almacenamiento.

 

Las empresas pueden utilizar diferentes métodos de control de inventarios según la naturaleza de la mercadería: 

Tenemos, por ejemplo:

El método ABC, también conocido como 80/20 que consiste en dividir los productos en tres categorías según su importancia, cantidad y valor. Así es más fácil identificar los productos más valiosos que merecen más atención y esfuerzo de gestión. 

El método PEPS (primeros en entrar, primeros en salir), también conocido como FIFO, donde los primeros productos que entran al almacén deben ser los primeros en salir a la venta.

Así se minimiza el riego de que la mercadería se eche a perder, se devalúe o se venza

Este método se usa cuando la empresa aplica un sistema permanente de inventarios. 

El método EOQ (Economic Order Quantiti) (Cantidad Económica de Pedido), es una técnica que busca determinar un monto de pedido que reduzca en mayor medida los costos de inventario.

 Consiste en realizar el pedido justo cuando se llega a un nivel de inventario determinado (stock mínimo).

 Método de conteo cíclico, consiste en un recuento frecuente de una parte del inventario total con el fin de que todo se haya contado al menos una vez en un período de tiempo determinado. Se complementa con el método ABC ya que a cada clase se le asigna una frecuencia de recuento diferente.

 Su beneficio principal es que mejora la exactitud del control de inventarios ya que permite encontrar y corregir a tiempo las discrepancias.

 

 No debemos confundir el método de administración de inventarios con el Sistema de Administración de Inventarios. 

El Sistema de Administración de Inventarios, conocido como WMS (Warehouse Management System) consiste en un software, procesos y equipos que permiten a las organizaciones controlar y administrar las operaciones de almacén desde el momento en que las mercaderías o materiales ingresan.

 

Un sistema de administración de almacenes ofrece visibilidad de todo el inventario de una empresa y administra las operaciones de la cadena de suministro desde el centro de distribución hasta la estantería de la tienda.

Los primeros sistemas WMS fueron un apoyo innovador para las empresas, pero sus funcionalidades se limitaban a dar a conocer solamente el lugar de almacenamiento de cada material, gracias a los avances tecnológicos esto cambió por una gestión de las operaciones más amplia, pasando desde la cadena de producción hasta la estantería donde se encuentran los productos a la venta. 

Las empresas pueden acelerar las tareas, cambiar la mano de obra y generar reabastecimiento, monitorear y gestionar el flujo de pedidos salientes, los cuellos de botella y la utilización de activos en tiempo real. 

Disminución del costo operático, visibilidad amplia del inventario, gestión de facturación, eficiencia laboral y clientes satisfechos son algunos de los beneficios que se optienen al utilizar un WMS apropiado.

 

 Por supuesto que un WMS es solo parte de la solución, ya que el proyecto debo considerar 3 componentes:

 1.- El software

2.- El hardware

3.- El Humanware 

Ya hemos hablado del software, y ahora nos enfocaremos en el hardware.

 

¿Cuáles son los equipos adecuados para implementar un sistema de gestión de almacenes? 

Un trabajador de almacenes debe estar físicamente dentro de la empresa, pero al mismo tiempo se encuentra en permanente movimiento, por tanto, los equipos que utilice deben ser portátiles. 

Ya que el lugar físico donde trabaja es un almacén, el equipo también debe ser robusto y resistente. Y de acuerdo a las características específicas de cada almacén se requerirá algo más.  Como, por ejemplo, los frigoríficos, donde las temperaturas deben ser “Bajo Cero” o quizás una fábrica, o una mina donde las condiciones son distintas. 

La empresa Zebra, tiene dentro de su portafolio de productos varias opciones de computadoras de mano.

Con una computadora de mano los trabajadores pueden acceder a la información, aplicaciones, y a las personas necesarias para hacer su trabajo.

Por ejemplo, las computadoras móviles TC 21 y TC 26 tienen la facilidad de uso de un teléfono celular, pero con muchas características empresariales, como diseño duradero, Android 10, conexiones inalámbricas, pantalla de 5 in de alta definición, lector de código de barras incorporado, protección IP para golpes, caídas y humedad, también batería de alta duración (hasta 14 horas) … todo esto en un dispositivo liviano y cómodo que puede usar con una sola mano. 

Otra opción son las computadoras de mano MC 2200 y MC 2700 creadas para mantener al personal conectado donde sea que esté. 

Son computadoras móviles especializadas con conectividad wifi y datos móviles, así como bluetooth y NFC. 

Estas computadoras potentes con teclado, también incluyen pantalla táctil, para que los empleados puedan aprovechar ambas posibilidades y puedan maximizar su productividad con la combinación perfecta de funcionalidad y resistencia. 

La MC2200 brinda las conexiones wifi más rápidas y más confiables de la industria. De este modo, ya sea que los trabajadores estén seleccionando, embalando o enviando pedidos en su almacén, reabasteciendo el inventario en la línea de fabricación, tomando el inventario en la trastienda o ayudando a los clientes en el salón de ventas, siguen siendo productivos en cada minuto de su turno 

Mientras tanto la MC2700 es compatible con LTE y proporciona las conexiones de datos celulares más rápidas. 

Creadas para cada eslabón de la cadena de suministro estas computadoras móviles revolucionarias optimizan la productividad de todos, mejorando los resultados sin aumentar los costos en diversas áreas de su negocio.

Dispositivos para control de almacenes y logística

Computadoras de mano / Infolectores

Y finalmente, el tercer aspecto, y el más importante, el humanware.

De nada sirve el mejor software WMS con los equipos más costosos si no tenemos personas preparadas, capacitadas y dispuesta a utilizar la nueva tecnología.

Muchas veces las personas son reacias al uso de la tecnología y se resisten a la modernización. 

Pero se resisten debido a la incertidumbre, por lo que es importante explicar el proyecto a todos y hacerlos sentir partícipes. 

Una presentación formal del proyecto es una buena oportunidad de mostrar los beneficios que traerá la nueva tecnología para la empresa. 

Invita a los colaboradores directos para que aporten con ideas de mejoramiento y sugerencias en el proceso de implementación, organiza juntas de seguimiento y monitoreo con cierta periodicidad. 

Otro aspecto clave es la capacitación y entrenamiento de los trabajadores…

Recuerda que el mejor software y los equipos más costosos no pueden hacer nada sin la intervención de una persona, y esa persona debe saber utilizar adecuadamente los equipos.

Los trabajadores deben aprender a utilizar debidamente las herramientas y luego con el tiempo y con entrenamiento aprenderán a utilizarlas con destreza. 

Por eso es importante implementar este tipo de proyectos de la mano de una empresa con experiencia y conocimiento.

A la hora de invertir en tecnología, la improvisación y la falta de visión económica a largo plazo pueden convertir una buena idea en un gasto perdido.

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